Proses Organisasi

Proses Mempengaruhi

Dalam organisasi tentunya terdapat proses-proses yang harus dilalui untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Proses mempengaruhi pengambilan keputusan dan komunikasi adalah proses-proses manejerial karena secara nyata dilaksanakan oleh para manajer. Proses-proses ini juga merupakan proses-proses organisasional karena lebih penting daripada manajer individual dalam pengaruhnya pada pencapaian tujuan–tujuan organisasi. Ketiga proses organisasi dan manejemen ini merupakan bagian vital sistem organisasi formal dan mempunyai implikasi-implikasi sangat penting terhadap perilaku organisasi. Pengaruh adalah suatu kegiatan atau keteladanan yang menunjukan hal baik maupun tidak baik,yang dilakukan secara langsung ataupun secara tidak langsung, sehingga mengakibatkan suatu perubahan perilaku serta kebiasaan, baik itu individu atau kelompok. Elemen-elemen yang ada dalam suatu proses mempengaruhi antara lain adalah sebagai berikut :

• Orang yang mempengaruhi.
• Metode yang digunakan untuk mempengaruhi.
• Orang yang dipengaruhi.

Ada beberapa metode mempengaruhi, yaitu :

• Kekuatan Fisik. Metode ini dilakukan menggunakan fisik, seperti menggunakan tangan dalam upaya mempengaruhi individu maupun kelompok (berhubungan dengan kekerasan).
• Penggunaan Sanksi. Metode ini dilakukan dengan memberikan sanksi kepada individu maupun kelompok, sanksi yang diberikan berupa sanksi positif maupun negatif.
• Keahlian. Metode ini dilakukan dengan keahlian, seseorang yang mempengaruhi mempunyai keahlian dalam mempengaruhi individu maupun kelompok.
• Kharisma (Daya Tarik). Pada metode ini seseorang yang dipengaruhi akan tertarik kepada orang yang mempengaruhi, karena orang tersebut memiliki kharisma tanpa harus menggunakan kekuatan fisik, sanksi maupun keahlian.

Daerah pengaruh mencakup hubungan-hubungan, antara lain :

• Antar perseorangan.
• Kelompok dengan seseorang.
• Seseorang dengan kelompok.

Analisis French-Raven mendefinisikan kekuasaan berdasarkan pada pengaruh dan pengaruh berdasarkan pada perubahan psikologis. Pengaruh adalah pengendalian yang dilakukan oleh seseorang dalam organisasi (masyarakat) terhadap orang lain. Konsep penting atas gagasan ini adalah bahwa kekuasaan merupakan pengaruh laten (terpendam) sedangkan pengaruh merupakan kekuasaan dalam kenyataan (yang direalisasikan). French-Raven membagi 5 sumber basis kekuasaan, antara lain :

• Kekuasaan Balas Jasa.
• Kekuasaan Paksaan.
• Kekuasaan Sah.
• Kekuasaan Ahli.
• Kekuasaan Panutan. 

Proses Pengambilan Keputusan

Yaitu kumpulan yang terdiri dari beberapa orang untuk mencapai tujuan bersama, didalam organisasi rentan terjadinya selisih pendapat begitu juga keputusan dalam mengambil sikap, dapat diartikan cara organisasi dalam pengambilan keputusan. Terdapat 4 metode bagaimana cara organisasi dalam pengambilan keputusan, antara lain sebagai berikut :

• Kewenangan Tanpa Diskusi (Authority Rule Without Discussion). Biasanya metode ini sering kali dilakukan oleh para pemimpin yang terkesan militer. Mempunyai beberapa keuntungan jika seorang pemimpin menggunakan metode ini dalam pengambilan keputusan, yaitu cepat, maksudnya seorang pemimpin mempunyai keputusan ketika oraganisasi tidak mempunyai waktu yang cukup untuk menentukan atau memutuskan kebijakan apa yang harus diambil. Tetapi apabila metode ini sering dipakai oleh pemimpin akan memicu rasa kurang kepercayaan para anggota organisasi tersebut terhadap kebijakan yang telah diambil oleh pemimpin tanpa melibatkan para anggota yang lainnya dalam perumusan pengambilan keputusan.
• Pendapat Ahli (Expert Opinion). Kemampuan setiap orang berbeda-beda, ada yang berkemampuan dalam hal politik, pangan, teknologi dan lain-lain, sangat beruntung jika dalam sebuah organisasi terdapat orang ahli yang kebetulan hal tersebut sedang dalam proses untuk diambil keputusan, pendapat seorang ahli yang berkompeten dalam bidangnya tersebut juga sangart membantu untuk pengambilan keputusan dalam organisasi.
• Kewenangan Setelah Diskusi (Authority Rule After Discussion). Metode ini hampir sama dengan metode yang pertama, tapi perbedaannya terletak pada lebih bijaknya pemimpin yang menggunakan metode ini dibanding metode yang pertama, maksudnya sang pemimpin selalu mempertimbangkan pendapat atau opini lebih dari 1 anggota organiasi dalam proses pengambilan keputusan. Terdapat kelemahan didalam metode ini, setiap anggota akan besaing untuk mempengaruhi pemimpin bahwa pendapatnya yang lebih perlu diperhatikan dan dipertimbangkan yang ditakutkan pendapat anggota tersebut hanya mamberikan nilai positif untuk dirinya dan merugikan anggota organisasi yang lain.
• Kesepakatan (Consensus). Dalam metode ini, sebuah keputusan akan diambil atau disetujui jika didalam proses pengambilan keputusan telah disepakati oleh semua anggota organisasi, secara transparan apa tujuan, keuntungan bagi setiap anggota sehingga semua anggota setuju dengan keputusan tersebut. Negara yang demokratis biasanya akan menggunakan metode ini. Tetapi metode seperti ini tidak dapat berguna didalam keadaan situasi dan kondisi yang mendesak atau darurat disaat sebuah organisasi dituntut cepat dalam memberikan sebuah keputusan.

Keempat metode-metode diatas ialah hasil menurut Adler dan Rodman, satu sama lainnya tidak dapat dikatakan metode satu terbaik yang digunakan dibandingkan metode yang lainnya, dapat dikatakan efektif jika metode yang mana yang paling cocok digunakan dalam keadaan dan situasi yang sesuai bergantung pada faktor :

• Jumlah waktu yang ada dan dapat dimanfaatkan dengan baik.
• Tingkat pentingnya keputusan yang akan diambil oleh kelompok.
• Kemampuan-kemampuan yang dimiliki oleh pemimpin kelompok dalam mengelola kegiatan pengambilan keputusan tersebut.

Beberapa konsep pengambilan keputusan, yaitu:

• Identifikasi dan diagnosis masalah.
• Pengumpulan dan analisis data yang relevan.
• Pengembangan dan evaluasi alternatif.
• Pemilihan alternatif yang terbaik.
• Implementasi keputusan dan evaluasi terhadap hasil -hasil.

Tipe–tipe keputusan manajemen, antara lain :

• Keputusan-keputusan perseorangan dan strategi.
• Kepusan-keputusan pribadi dan strategi.
• Keputusan-keputusan dasar dan rutin.

Pengambilan Keputusan adalah sebuah proses menentukan sebuah pilihan dari berbagai alternatif pilihan yang tersedia. Seseorang terkadang dihadapkan pada suatu keadaan dimana ia harus menentukan pilihan (keputusan) dari berbagai alternatif yang ada. Proses ini terkadang amatlah rumit karena berdampak pada dirinya dan lingkungan sekitarnya. Seorang pimpinan produksi memutuskan untuk mengurangi produksi di saat kondisi perekonomian sedang buruk, seorang jenderal memutuskan untuk melakukan serangan mendadak karena tahu bahwa musuh sedang tidak sedang siap dan siaga. Masih banyak lagi contoh-contoh lainnya yang terkait dengan pengambilan keputusan dalam kehidupan sehari-hari. Berikut ini adalah beberapa teknik-teknik pengambilan keputusan, antara lain sebagai berikut :

A. Teknik Kreatif 

• Brainstorming. Berusaha untuk menggali dan mendapatkan kreatifitas maksimum dari kelompok dengan memberikan kesempatan para anggota untuk melontarkan ide-idenya.
• Synectics. Didasarkan pada asumsi bahwa proses kreatif dapat dijabarkan dan diajarkan, dimaksudkan untuk meningkatkan keluaran (Output) kreatif individual dan kelompok.

B. Teknik Partisipatif

     Individu individu atau kelompok dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan.

C. Teknik Modern 

• Teknik Delphi. Pertama kali dikembangkan oleh N. C. Dalkey, Helmer, dan rekan-rekannya pada tahun 1950an dan 1960an dalam Rand Corporation, yang pada saat sekarang terkenal sebagai suatu teknik untuk membantu pengambilan keputusan-keputusan yang mengandung risiko dan ketidakpastian, misal Forecasting jangka panjang. Teknik Delphi termasuk ke dalam teknik pengambilan keputusan modern yang merangsang kreativitas dengan menggunakan pertimbangan berdasarkan gagasan orang lain untuk mencapai Konsensus dalam pengambilan keputusan kelompok. Teknik ini juga merupakan salah satu teknik peran serta dalam pengambilan keputusan stratejik. Teknik Delphi yang didasarkan pada sebuah proses terstruktur untuk mengumpulkan dan membawa pengetahuan dari sekelompok ahli dengan cara serangkaian kuesioner maupun yang dikontrol dengan pendapat umpan balik (Adler dan Ziglio, 1996). Menurut Helmer (1977), Delphi merupakan perangkat komunikasi yang berguna di antara sekelompok ahli sehingga memudahkan pembentukan kelompok itu. Teknik Delphi merupakan latihan dalam kelompok komunikasi antara panel secara geografis ahli (Adler dan Ziglio, 1996) yang memungkinkan para ahli teknik sistematis untuk menangani masalah kompleks dengan suatu tugas. Inti dari teknik ini cukup mudah, yaitu terdiri dari serangkaian kuesioner dikirim baik lewat mail atau melalui sistem komputerisasi, untuk pra-ahli yang dipilih grup. Kuesioner ini dirancang untuk mendapat tanggapan dan pengembangan individu sebagai cara untuk menimbulkan masalah yang nantinya akan diperbaiki oleh pra-ahli. Partisipan untuk teknik Delphi tidak saling kenal satu sama lain. Biasanya secara fisik berjauhan dan tidak saling bertemu. Semua komunikasi antar partisipan dengan cara kuesioner dan umpan balik dari pemantau seorang Staf.
• Teknik Kelompok Nominal (TKN). Merupakan salah satu teknik peran serta dalam pengambilan keputusan yang lebih jarang dipakai dibanding dengan teknik sumbang saran. Teknik ini dikembangkan oleh Dellbecq dan Van de Ven pada tahun 1968 (Delbecq, Et All. 1975), yang dimaksudkan sebagai suatu cara untuk mengumpulkan pandangan dan penilaian perorangan dalam suasana ketidakpastian dan ketidaksepakatan mengenai inti persoalan suatu masalah, lalu mencari jalan keluar penyelesaian yang terbaik. Teknik kelompok nominal adalah proses terstruktur ini mengharuskan anggota kelompok menulis gagasan atau ide secara perseorangan, kemudian melaporkannya kepada kelompok (Departemen Dalam Negeri). Teknik mengurangi adanya penyesuaian sementara memaksimalkan partisipasi. Bentuk pembuatan keputusan ini adalah proses mengulangi pernyataan yang meminimisir penyesuaian (Conformity) dan menggerakkan peserta untuk mengambil keputusan yang dapat mereka dukung.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa teknik pengambilan keputusan sangat diperlukan agar dapat mengatur jalannya diskusi pada kelompok dalam menerima opini maupun saran dari kelompok yang lain. Misalnya teknik sumbang saran dalam hal kebebasan untuk menyampaikan ide karena tidak ada kekhawatiran untuk dikritik atau dihentikan sebelum selesai berbicara didalam diskusi kelompok. Sedangkan teknik kelompok nominal dipergunakan untuk mengidentifikasi keberatan-keberatan bahwa anggota kelompok mempunyai masalah yang mungkin dapat dibicarakan atau dengan kata lain teknik ini dipergunakan untuk mengidentifikasi kriteria dan halangan-halangan dimana anggota- anggota kelompok akan mempergunakan untuk mengevaluasi situasi itu. Oleh karena itu, didalam diskusi kelompok sangat memerlukan kedua teknik tersebut agar mengetahui tingkat kreativitas baik dari kelompok itu sendiri maupun kelompok lain yang memberikan opini. Selain itu, suatu permasalahan tidak akan mendapatkan jalan keluar jika tidak ada pendapat atau opini untuk memecahkannya. Dalam hal ini setiap orang dapat berkesempatan untuk mengeluarkan kreativitasnya melalui informasi-informasi yang ditampung khususnya dalam forum diskusi kelompok.

Sumber :

• http://harisfadhlurrahman.wordpress.com/tag/proses-mempengaruhi-dalam-organisasi/
• http://skyknowledge.wordpress.com/2012/04/10/teknik-pengambilan-keputusan/