Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi

Komunikasi berasal dari kata Latin, yaitu Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Jika kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lainnya dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi dalam suatu organisasi sangatlah penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Ada beberapa definisi komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain :

• Komunikasi yaitu suatu kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
• Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari 1 orang ke orang lainnya (Davis, 1981).
• Komunikasi adalah usaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W).

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang 1 dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi yaitu tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (Mutual Understanding). Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

Unsur-Unsur Komunikasi

Dalam proses komunikasi ada 3 unsur yang mutlak harus dipenuhi karena merupakan suatu bentuk kesatuan yang utuh dan bulat. Apabila salah 1 unsur tidak ada, maka komunikasi itu tidak akan pernah terjadi . Dengan demikian, setiap unsur yang ada dalam komunikasi tersebut memiliki hubungan yang sangat erat dan saling ketergantungan antara 1 dengan yang lainnya. Artinya, keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut. Unsur-unsur dari komunikasi itu antara lain :

• Komunikator/Pengirim (Sender), merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan. Komunikator bisa tunggal, kelompok, atau organisasi pengirim berita. Komunikator bertanggungjawab dalam hal mengirim berita dengan jelas, memilih media yang cocok untuk menyampaikan pesan tersebut, dan meminta kejelasan apakah pesan telah diterima dengan baik atau tidak. Maka dari itu, seorang komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus memperhatikan secara baik dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan dia sampaikan, dan bagaimana cara menyampaikannya dengan baik dan jelas nantinya.
• Komunikan/Penerima (Receiver), merupakan si penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Dalam proses komunikasi, penerima pesan bertanggungjawab untuk dapat mengerti apa isi pesan yang disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara sempurna.
• Saluran/Media (Channel), merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan begitu pula sebaliknya. Pesan dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti telepon, televisi, fax, photocopy, e-mail, sandi morse, sms, dan lain sebagainya. Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan.

Bagaimana Menyalurkan Ide Melalui Komunikasi

Komunikasi dalam organisasi sangatlah penting karena dengan adanya suatu komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka dari itu untuk membina suatu hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan-bawahan diperlukan pembicaraan komunikasi secara lebih terperinci. Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (Sender) maupun si penerima berita (Receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak bisa asal-asalan atau diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan pemilihan, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuannnya, serta visi, misi suatu organisasi. Akan tetapi dalam prakteknya, proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang agak tidak mudah untuk dijalankan. Tahapan-tahapan itu antara lain sebagai berikut :

• Ide atau Gagasan (Pengirim Pesan/Sender), yaitu orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami dan dimengerti oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkan si pengirim tersebut. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh si pengirim pesan. Pesan dapat Verbal atau NonVerbal dan pesan akan efektif apabila diorganisir secara baik dan jelas. Materi pesan dapat berupa suatu informasi, ajakan, rencana kerja, pertanyaan dan lain sebagainya.
• Penyaluran (Transmitting), yaitu tahap dimana si pengirim pesan membuat kode,simbol,isyarat sehingga pesannya dapat dipahami atau dimengerti oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan isi pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan ke arah tertentu.
• Tindakan, yaitu perbuatan setelah pesan dimengerti oleh si penerima, maka si penerima dapat melakukan sesuatu sesuai dengan pesan yang disampaikan, misalnya melaksanakan perintah dari si pengirim pesan tersebut.
• Pengertian, yaitu tindakan setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan lain sebagainya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbol,kode,isyarat dari pesan tersebut sehingga dapat dimengerti dan dipahami.
• Penerimaan, yaitu penerimaan ini diterima oleh si penerima pesan. Penerima pesan tersebut harus dapat memahami isi pesan dari si pengirim meskipun dalam bentuk kode atau isyarat tanpa mengurangi arti dari pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim tersebut.
• Umpan Balik (FeedBack), yaitu isyarat atau tanggapan yang berisi kesan-kesan dari penerima pesan dalam bentuk Verbal maupun NonVerbal. Tanpa FeedBack ini seorang pengirim pesan tidak akan pernah tahu dampak dari pesannya terhadap si penerima pesan. Hal ini penting bagi seorang manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. FeedBack dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. FeedBack yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan FeedBack langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak. FeedBack yang diberikan oleh orang lain didapatkan dari pengamatan pemberi FeedBack terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi FeedBack menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. FeedBack bermanfaat untuk memberikan suatu informasi atau saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan rasa kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga FeedBack dapat memperjelas suatu persepsi.

Hambatan-Hambatan Komunikasi

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya suatu proses komunikasi, sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima serta dimengerti dengan baik dan jelas oleh si penerima pesan. Hambatan-hambatan itu antara lain sebagai berikut :

1. Hambatan Dari Proses Komunikasi

• Hambatan Dari Si Pengirim Pesan. Misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi yang sedang emosional.
• Hambatan Dalam Penyandian/Simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari 1, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit sehingga terjadilah kesalahpahaman.
• Hambatan Media, yaitu hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan isi pesan.
• Hambatan Dalam Bahasa Sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima pesan.
• Hambatan Dari Penerima Pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima atau mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
• Hambatan Dalam Memberikan FeedBack. FeedBack yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan lain sebagainya.

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain-lain. Misalnya seperti gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan lain sebagainya.

3. Hambatan Semantik

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara si pemberi pesan dengan si penerima pesan. Misalnya adanya perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional, maupun internasional, dll), adanya istilah-istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dan lain sebagainya

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara si pengirim dan si penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari si pengirim maupun si penerima pesan yang hendak akan disampaikan.

5. Hambatan Manusiawi

Hambatan ini terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dan lain sebagainya.

Adapun beberapa cara untuk mengatasi hambatan komunikasi, antara lain :

• Gunakan FeedBack. Beri kesempatan pada orang-orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta 2 iklim komunikasi 2 arah.
• Kenali Si Penerima Berita. Kenalilah bagaimana latar belakang pendidikannya, bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan, dan sejauh mana minat dan perasaannya.
• Rencanakan Secara Teliti. Pertimbangkanlah baik-baik apa, mengapa, siapa, bagaimana, dan kapan.

Klasifikasi Komunikasi Dalam Organisasi

Dibawah ini adalah beberapa pengklasifikasian komunikasi dalam organisasi yang ditinjau atau dilihat dari beberapa segi, antara lain : 

1.Dari segi sifatnya, yaitu ada :

• Komunikasi Lisan. Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.
• Komunikasi Tertulis. Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami serta mengerti maksud dan tujuan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajari sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak langsung, maksudnya apabila komunikan tidak paham dengan materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu FeedBack secara langsung. Namun dengan berkembangnya teknologi pada saat ini, meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun FeedBack dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.
• Komunikasi Verbal, yaitu komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Komunikasi Verbal meliputi aspek-aspek berupa pemilihan kata-kata (Vocabulary), kecepatan dalam komunikasi (Racing), intonasi suara yang pas, humor, singkat dan jelas,   serta waktu yang tepat (Timing).
• Komunikasi NonVerbal, yaitu penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi NonVerbal memberikan arti pada komunikasi Verbal atau bisa juga proses komunikasi yang dimana pesan disampaikan dengan menggunakan kode, isyarat, dan lain sebagainya. Komunikasi NonVerbal meliputi ekspresi wajah, kontak mata, sentuhan, postur tubuh, gaya berjalan, suara, dan gerak.

 2. Dari segi keresmiannya, yaitu ada :

• Komunikasi Formal, yaitu komunikasi yang berlangsung secara resmi.
• Komunikasi Informal, yaitu komunikasi yang berlangsung secara tidak resmi.

3. Dari segi arahnya, yaitu ada :

• Komunikasi Ke Bawah. Mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Misalnya dalam bentuk instruksi, memo resmi, prosedur, pedoman kerja, pengumuman, dan lain sebagainya.
• Komunikasi Ke Atas. Bagian ini sebenarnya dituntut untuk seimbang dengan komunikasi ke bawah. Berbeda dengan komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas mengalir dari orang pada hierarki yan lebih rendah ke jenjang yang lebih tinggi. Misalnya, dalam bentuk kotak suara, pertemuan kelompok, pengaduan, dan lain sebagainya.
• Komunikasi Horizontal. Merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi, namun organisasi yang efektif memerlukan juga komunikasi Horizontal yang sangat perlu bagi koordinasi dan integrasi dari beranekaragam fungsi keorganisasian. Misalnya, komunikasi antar produksi dan pemasaran dalam organisasi bisnis, dan lain sebagainya.
• Komunikasi Diagonal. Merupakan jalur komunikasi yang paling jarang digunakan, komunikasi Diagonal penting dalam situasi ketika para anggotanya tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur ini. 

Sumber :

• http://dhogerz.wordpress.com/2010/10/21/komunikasi-dalam-organisasi/
• http://id.shvoong.com/humanities/linguistics/2198711-unsur-unsur-komunikasi/
• http://noviyantidwi.blogspot.com/2012/04/bagaimana-menyalurkan-ide-melalui.html
• http://irezpratama90blogs.blogspot.com/2011/11/klasifikasi-komunikasi-dalam-organisasi.html